Comment garder votre ordinateur organisée travaux


Vous trouvez-vous la recherche de fichiers, vous ne vous souvenez où vous avez enregistré? Vous êtes souvent du mal à trouver un ensemble de documents ou conserver vos photos, vidéos et musique facile d'accès? Votre boîte de réception est hors de contrôle qui rend difficile de trouver des messages importants dont vous avez besoin?

Consultez les conseils ci-dessous pour aider à garder votre bureau, les disques durs, e-mail organisé afin que vous puissiez facilement trouver ce dont vous avez besoin, conserver des fichiers importants pour une utilisation future et revenir à travailler plus vite que vous avez pensé possible!




Planifiez votre bureau

Si vous êtes comme la plupart des professionnels pressés par le temps, la plupart des informations finiront probablement diffusée sur le bureau juste pour trouver un gâchis à trier à partir de 17h00 tous les vendredis. Le bureau est probablement l'endroit le plus pratique pour stocker les documents dont vous avez besoin pour accéder rapidement et que vous revenir encore et encore. Mais parce qu'il est si commode de faire un rapide «Enregistrer sous» et de les jeter dans le tas d'autres documents, fichiers et dossiers, en gardant bureau organisée peut rapidement devenir écrasante.

Types d'éléments qui doivent être stockés sur le bureau:

  • Les fichiers qui sont actuellement en travaux.
  • Les fichiers ou documents que vous retournez sur une base récurrente.
  • Articles de haute priorité que vous besoin d'un accès rapide à.

Comment démarrer:

  • Imaginez diviser le bureau au milieu (visuellement parlant).
  • Faites glisser tout ce qui se inscrit dans les points ci-dessus (travaux en cours, ou récurrents de haute priorité) sur le côté gauche du bureau.
  • Faites glisser le reste sur le côté droit - nous allons trouver une place pour ces articles plus tard.

Planifiez votre must-have articles:

Maintenant que vous avez déterminé les éléments que vous souhaitez conserver sur le bureau, nous sommes organisés!

  • Tout d'abord, si vous avez plusieurs icônes de programme, la broche ceux utilisés le plus souvent pour la mise en service de la barre des tâches.
  • Pour les autres icônes du programme ne est pas accessibles sur une base quotidienne, créer un dossier par un clic droit sur le bureau, la création d'un nouveau dossier, et de l'appeler «Programmes». Faites glisser un coin du bureau et glisser-déposer tous vos programmes icônes là.
  • Maintenant, tous les fichiers et documents qui quittaient le côté gauche du bureau doivent se organiser. Regrouper les éléments semblables et de créer un nouveau dossier comme «logos» ou «formes RH» et glisser tout laisser tomber dans ce dossier.
  • Faire des sous-dossiers dans chaque dossier, si nécessaire, mais conserver le dossier de haut niveau aussi générale que possible, de sorte que vous pouvez utiliser à l'avenir pour stocker autant d'objets.
  • Maintenant, faites glisser les dossiers dans les lignes et les aligner plutôt que de les laisser éparpillées sur le bureau.
  • Pour les éléments individuels tels que des documents, des présentations PowerPoint qui ne se réfèrent pas à un dossier de niveau supérieur, les aligner dans un ordre qui fait sens pour vous sous les dossiers.
  • Si vous voulez le rendre encore plus facile de trouver des objets, envisager de mettre les dossiers de gauche à droite par ordre alphabétique.
  • Le bureau devrait ressembler à quelque chose comme ça!

Planifiez votre disque dur

Le disque dur comprend des éléments tels que "Mes images", "Documents", "Musique" et "Vidéo".

Rappelez-vous tous ces éléments qui ne étaient pas critique, pas un travail en cours ou non haute priorité que vous avez fait glisser à droite de votre bureau? Le temps de les archiver pendant que vous organiser votre disque dur!

  • Créer des dossiers pour les articles sous la rubrique «Documents» et de les stocker selon le cas si vous voulez conserver une copie de ces éléments sur le poste de travail. Sinon, faites-les glisser sur un lecteur flash ou DVD.
  • Appliquer les mêmes conseils que vous avez utilisé pour organiser votre bureau pour organiser vos photos, musique et vidéo. Créer des dossiers de haut niveau très général, de manière à créer des sous-dossiers et faites glisser les éléments nécessaires à l'organisation.

Trouvez ce que vous avez besoin

Maintenant que vous avez votre bureau et le disque dur organisée, devrait permettre de trouver ce que vous avez besoin doit être aussi simple que de cliquer sur la souris!

Comme éléments sont regroupés et les dossiers sont organisées correctement, mais que faire si vous ne me souviens tout simplement pas le dossier qui a chuté ce document et ne veulent pas passer 3-4 minutes ouvertes différents dossiers pour essayer de deviner où vous dites?

Suivez ces conseils simples pour rendre votre recherche encore plus rapide vos articles une fois que vous avez votre voiture organisée:

Donnez à vos documents les noms des titres appropriés:

  • Toujours «Enregistrer sous», pour citer le document quelque chose dont vous vous souviendrez. Utilisez la ponctuation et de mettre la date sur chaque article que vous nommez. Un bon exemple d'un document appelé devrait ressembler à ceci:

"Proposition de plan de communication 09202014 v1"

Cela vous permettra de rechercher le document par nom ou par date.

Toujours utiliser le contrôle de version sur vos documents et fichiers:

  • Ceci est particulièrement utile si les documents seront utilisés à l'avenir pour créer plus d'itérations. Autrement dit "v1" sur la première version, et chaque fois que quelqu'un envoie entrée; le propriétaire du document doit être la seule mise à niveau vers la nouvelle version «v2», «v3», etc.

Toss, Toss, Toss!

  • Débarrassez-vous de ce que vous ne avez plus besoin! Conserver uniquement la dernière version des documents et envoyer les versions antérieures à la poubelle. Le maintien d'un grand nombre de documents anciens peuvent ralentir le système d'exploitation, occuper l'espace inutile, et il est plus difficile de trouver ce dont vous avez besoin.

Souvent Archive:

  • Si vous avez terminé un projet et ne voulez pas vous débarrasser de vos documents, créez un dossier d'archivage, ou des éléments de sauvegarde sur un lecteur flash ou un DVD pour les faire sortir de votre machine.

Organisez votre email

Les dossiers sont vos amis:

Comme le lecteur de bureau et dur, avec des dossiers sera votre meilleur ami quand il se agit de l'organisation de votre boîte de réception. Si vous êtes un utilisateur d'Outlook, cliquez-droit sur votre boîte aux lettres et sélectionnez "Nouveau dossier".

  • Il suffit de glisser-déposer les éléments nécessaires pour stocker pour une utilisation future et vider le reste dans votre dossier supprimé.
  • Évitez la tentation d'accumuler des courriels et des dossiers propres supprimés et envoyés au moins une fois par semaine pour maintenir gérable.
  • Se il ya plusieurs messages e-mail de la même chaîne, éliminer tous les e-mails précédents et enregistrer seulement la plus récente e-mail qui contiendra tous les e-mails qui l'ont précédée. Non seulement cela économiser de l'espace, mais vous permettra de réduire la quantité de courriels que vous devez rechercher quand vous cherchez quelque chose de spécifique.

Une bonne règle de base: Si vous organisez votre ordinateur ou votre boîte de réception, suivre la règle "One Touch". Si vous «toucher» ou la lecture d'un e-mail, décider où aller dans le premier "contact". Laisse e-mail dans votre boîte de réception si vous avez besoin de prendre des mesures plus loin sur la route.

Utilisez le code de couleurs dans Outlook pour le code de couleur-mail sur des sujets ou des projets similaires.

Adresse e-mail urgent que nécessite votre attention ou pour célébrer quelque chose que vous devez garder un œil attentif sur, clic droit et "drapeau" ces articles.

Rendre les fichiers PST:

Fichiers PST d'Outlook sont utilisés pour stocker toutes les données, dossiers, messages, contacts et informations de calendrier de sorte que vous pouvez stocker les éléments que vous ne utilisez plus et peuvent toujours les importer dans Outlook comme nécessaire.

Pour plus d'informations sur la façon de créer et importer des fichiers PST, suivez ce tutoriel en ligne: http://www.howto-outlook.com/faq/aboutpst.htm

Set Règles et alertes

Règles vous permettront de messages e-mail de l'auto-dirigé dans des dossiers spécifiques, donc au lieu de la boîte de réception obstruer votre boîte de réception, vous pouvez facilement les organiser dans des dossiers à l'ordre de votre choix, puis les lire quand vous le pouvez.

Création de règles pour organiser votre courrier entrant dans Outlook 2010

Gardez, gardez, maintenir

  • Mettre de côté 10 ou 15 minutes à la fin de chaque semaine comme «temps de stockage" pour stocker les objets ne sont plus utilisés, mais ne veulent pas se débarrasser de la permanence dans un endroit sûr au cas où il ne est pas nécessaire de retourner à leur un jour.
  • Ne oubliez pas de soutenir souvent! Il ya rien de pire que le sentiment de vide lorsque votre ordinateur se bloque et vous réalisez que vous ne avez pas de sauvegarde de toutes vos organisation du travail dur.

Organisation ne doit pas être une corvée! Prenez 5 ou 10 minutes chaque jour pour le nettoyage et l'organisation de vos fichiers à l'ordinateur pour le nettoyage et le fonctionnement plus facile!

Êtes-vous un professionnel qui a développé d'autres trucs et astuces pour garder votre travail sur ordinateur pour vous et augmenter la productivité? Partagez vos propres astuces dans les commentaires!

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