SharePoint: Migration de dossiers MetaData


Quand la plupart des gens commencent avec les bibliothèques SharePoint, émuler souvent le partage de fichiers mentalité, et faire les mêmes dossiers qui étaient auparavant dans leur nouvelle bibliothèque dans SharePoint, parce que ce est tout ce qu'ils savent. Bien qu'il existe de bonnes raisons d'utiliser les dossiers, comme dans le cas de la sécurité, les dossiers peuvent être difficiles à traiter, ou apporter la catégorisation qui est trop limitative.

Au lieu de cela, vous pouvez utiliser les métadonnées, qui est seulement des colonnes supplémentaires dans la bibliothèque, être utilisé pour coder le contenu, qu'ils peuvent être facilement manipulées pour le tri, le regroupement et la recherche. Depuis dossiers ne peuvent pas être utilisés pour ce type d'opération, de nombreux utilisateurs trouvent la nécessité de migrer leurs données à partir de la structure du dossier d'une taxonomie basée sur les métadonnées.





Naissance d'une bibliothèque SharePoint Taxonomie

La première chose à faire quand ce sujet surfaces autour de votre maison est de commencer à demander aux gens ce que les classifications dont ils ont besoin pour rendre leur vie plus facile. Des choses telles que la catégorie, la sous-catégorie, Département, ou peut-être quelque chose que la date ou Active efficace.

La partie difficile est que personne ne peut vraiment d'accord en temps opportun, et en outre ne veut arrêter ce qui leur fait de commencer à catégoriser leur contenu existant. Au lieu de cela, vous obtenez juste les champs en place, et de laisser les gens exécutent étiquetage dans le temps.

Donc, sachant que vous avez les roues tournent dans l'organisation où vous voulez aller, ce est maintenant le temps de se attaquer à la partie la plus facile de la migration. Pour ce faire, je aime capturer le dossier était l'élément, de sorte que les gens ne commencent marquage, ils auront une sorte de référence à l'endroit où il a commencé. Pour ce faire, procédez comme suit:


Ajouter un "Dossier" colonne MetaData

Étape # Étape Remarques 1 Créer une nouvelle colonne intitulée "Dossier" Cela vous permettra de capturer le dossier que ce était un utilisateur. 2 Tag contenu existant avec le nom du dossier en cours Cela permet de maintenir l'information 3 Déplacer le contenu du dossier actuel à la racine Ce sort du dossier 4 Supprimez le dossier vide De votre vie pour toujours Étapes de base pour la migration de contenu SharePoint à partir d'un dossier à MetaData

en profondeur la création de dossiers MetaData Colonne

Pour la première phase, est un straight-forward comment créer une nouvelle colonne avec une seule ligne de texte, ou de choix. dans ce cas, le champ de sélection est excessif se il est juste, mais si il ya des utilisateurs de capacité douteuse, alors le choix peut gagner du temps et d'efforts plus tard.

Pour l'étape 2, je aime aller à une feuille de données pour la colonne actuelle. (Ce est après le champ de dossier est ajouté à la liste et la vue en cours.) Lorsque en mode Feuille, vous pouvez rapidement copier et coller le dossier de la valeur tout le contenu du dossier. Pour ce faire, un dossier à la fois prend beaucoup de pensée hors de lui, que vous ne attribuez le contenu du dossier en cours avec le nom du dossier.

Étape 3 est très simple, quand il ya la possibilité d'utiliser la vue Explorateur. Mettez la vue explorateur, puis déplacer le contenu du sous-dossier actuel au dossier racine. Le seul inconvénient est que votre nom sera affiché dans le Par modifié, mais il n'y a pas moyen de programmation pour résoudre le problème, si ce est vraiment un problème.

Enfin, l'étape 4 est l'élimination de dossier vide afin que les gens ne continuent pas à ajouter du contenu dans ce dossier.

La beauté de l'utilisation de ces simples PTO est que vous pouvez avoir plus de personnes tous les attaque différents dossiers, et personne ne interfère avec les progrès d'une autre personne. En outre, vous pouvez voir combien de travail a été fait et ce qui reste à être complété, en cas de besoin pour la surveillance et la gestion des applications.

Le nouveau MetaData

Une fois le dossier de la colonne est en place, créer une nouvelle vue qui regroupe, trie ou des filtres à la nouvelle colonne. De cette façon, vous pouvez facilement visualiser les données aux utilisateurs dans un peu familier. Et, avec une perturbation minimale, peut continuer à travailler sans la nécessité de réaménagement majeur.

En outre, une fois les points de vue sont faites, vous pouvez créer des pages spécifiques qui utilisent un WebPart Affichage de liste qui est basé sur l'un des nouveaux filtres.





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